4 claves para sacarle provecho al sistema de facturas electrónicas

Por Evgeny Pervago

Co-fundador y Director General de Listo.mx

Como líder empresarial, la época de impuestos puede ser ardua y costosa. No solo se espera que se mantengan registros precisos de la actividad financiera de tu empresa a lo largo del año, sino que clasificar todo ese papeleo y archivarlo con exactitud también requiere mucho tiempo y es complejo.

Sin embargo, las declaraciones de impuestos y las facturas electrónicas (e-facturas)son herramientas que pueden ayudar a tu organización a mantenerse alineada, organizada y a cumplir con las leyes federales. Al mantener todos los registros financieros precisos y actualizados, las organizaciones pueden garantizar la exactitud a la hora de presentar los impuestos, así como cualquier otro informe financiero.

En este sentido, podemos decir que las declaraciones proporcionan una manera fácil de proyectar los ingresos de un año a otro. En tanto, las e-facturas son útiles no solo para la documentación fiscal, sino también para el seguimiento de todas las compras realizadas a lo largo del año, lo que ayuda a frenar el gasto excesivo y mantener un presupuesto. En pocas palabras, las empresas de todos los sectores deben asegurarse de estar al tanto de sus declaraciones fiscales y procesos de facturación para seguir teniendo éxito.

Pero, ¿cómo podemos sacarle provecho al sistema de facturación electrónica? La buena noticia es que las nuevas tecnologías han facilitado las cosas en lo que respecta a la declaración de impuestos, sobre todo, en lo que se refiere a los sistemas de facturación digital, beneficiando a directores, consejeros delegados, administradores y contables, desde una mayor precisión, hasta un procesamiento puntual y una reducción de costos, independientemente del tamaño o el alcance de las operaciones de la organización.

Gracias a las e-facturas, las empresas logran una mayor precisión a la hora de introducir los datos, un cumplimiento más fácil de la normativa gubernamental y un seguimiento más eficiente de las facturas. Además, los sistemas automatizados integrados con una solución de comprobación fiscal digital pueden ayudar a las empresas a reducir hasta tres veces el tiempo necesario para procesar cada factura.

A continuación, te comparto 4 claves para sacarle el mayor provecho a la facturación electrónica.

1.- Solidez del proceso contable

Las empresas siempre deben evaluar la solidez de su proceso contable para asegurarse de que los registros financieros son precisos y están actualizados. Un sistema sólido ayudará a identificar a tiempo cualquier discrepancia o actividad fraudulenta, evitando así, cualquier error costoso.

A la hora de evaluar la situación actual hay que tener en cuenta las e-facturas , las cuales a menudo pueden ser más seguras que las realizadas en papel. Automatizar los procesos en la medida de lo posible es otra forma eficaz de simplificar los flujos complejos y acceder a información en tiempo real se vuelve crucial para la toma de decisiones. Por tanto, es muy aconsejable realizar comprobaciones periódicas para asegurarse de que los procedimientos siguen siendo adecuados y eficaces.

2.- Organización meticulosa

Navegar por estructuras empresariales complicadas puede ser un reto, incluso para las empresas más experimentadas. Desde las facturas electrónicas hasta los contratos y el papeleo, las empresas deben mantenerse organizadas para cada acuerdo y asociación. La creciente complejidad de los procesos empresariales puede crear un compromiso de tiempo intimidatorio para estar al tanto de cada detalle, desde el almacenamiento de documentos, hasta los códigos fiscales.

No es de extrañar que la gestión de estructuras empresariales complicadas sea un quebradero de cabeza: las finanzas y las responsabilidades cambian constantemente y es esencial que las empresas comprendan todas sus obligaciones antes de firmar cualquier acuerdo. La clave del éxito en estas situaciones es una organización meticulosa: los sistemas de gestión electrónica de documentos y las e-facturas son herramientas clave que ayudan a mantener las empresas eficientes y al día.

3.- Relación con clientes

Es necesario que las organizaciones envíen la factura a sus clientes para lograr la implementación de las facturas digitales . Por ello, te recomiendo tener toda la información de contacto actualizada y así logres cumplir con las obligaciones establecidas por las normas tributarias. Si bien esto puede ser un paso tedioso, es una buena oportunidad para afianzar relaciones con tus clientes o mejorar los lazos con otros, mediante el intercambio de productos y promociones.

4.- Optimización del proceso de cobranza

Minimizar los costes y mejorar la eficiencia son elementos clave para el éxito de una empresa. Mejorar el proceso de cobro es una excelente manera de alcanzar esos objetivos. Una herramienta que puede ayudar en el proceso de optimización son las e-facturas, que sustituyen a las tradicionales facturas en papel. Las facturas digitales facilitan el seguimiento preciso de los pagos pendientes y recuerdan automáticamente a los clientes las fechas de vencimiento mediante notificaciones electrónicas o mensajes de texto. Además, proporcionan una pista de auditoría para mejorar la visibilidad del inventario, la exactitud de los datos y el procesamiento de los pagos.

En resumen, mediante la transición a las facturas electrónicas, las empresas de todos los tamaños pueden gestionar mejor su proceso de facturación y crear un sistema racionalizado. Hacer la transición hará que las empresas sean más eficientes, organizadas y transparentes en el seguimiento de las ventas realizadas o servicios prestados.

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